Seit der DSGVO und der Aberkennung des Privacy Shield Abkommens ist die Benutzung von Calendly und YouCanBookme kritisch geworden. Denn diese Kalendertools entsprechen nicht den Richtlinien. Es werden bei diesen Anbietern personenbezogene Daten auf Servern außerhalb der EU gespeichert und verarbeitet (USA und UK).
Ich habe mir Terminplaner Software angesehen und folgende Bedingungen gestellt:
Das Programm/Plugin soll möglichst einfach zu bedienen sein. Dazu funktional, ansprechend im Design, als Gratis-Version verfügbar und es sollte bei WordPress.org zu beziehen sein. Außerdem sollten nach den EU Richtlinien keine Kundendaten auf Servern außerhalb der EU gespeichert werden.
Beim Testen fiel mir auf, dass Funktionalität, Bedienung und Design der angebotenen Terminplaner sehr stark variieren.
In meine Auswahl sind dann zwei Plugins gekommen, die ich dir hier kurz vorstellen möchte:
Easy Appointments von Nikola Loncar und Appointment Hour Booking von CodePeople.
Fakten zu Easy Appointments
- Du kannst Termine für verschiedene Standorte anlegen
- Du kannst Termine für verschiedene Serviceleistungen anlegen
- Du kannst Termine für verschiedene Mitarbeiter anlegen
- Da der Kalender mehrschichtig ist, kannst du damit einen sehr flexiblen Zeitplan erstellen
- E-Mail Benachrichtigungen:
• Sendet E-Mail Benachrichtigungen an den Kunden, wenn er einen Termin bucht oder aktualisiert
• Sendet E-Mail Benachrichtigungen an eine Liste vordefinierter Admins
• Sendet E-Mail Benachrichtigungen an den Mitarbeiter, der gebucht wurde
• Inhalt und Betreff der E-Mails können angepasst werden
• Jedesmal wenn sich der Status einer Buchung ändert (bevorstehend, reserviert, storniert, bestätigt), können E-Mails automatisch verschickt werden
Gründe, die für Easy Appointments sprechen
- Du kannst einen sehr komplexen Terminkalender anlegen und die Termine verschiedener Mitarbeiter, die an verschiedenen Orten arbeiten, koordinieren
- Alle Termine können in einem übersichtlichem Kalender im Backend deiner Webseite gemanagt werden
- Du brauchst keinen Service von Drittanbietern
Nachteile
- Wegen der Komplexität des Tools ist die Bedienung entsprechend gewöhnungsbedürftig
- Kann nicht mit anderen Kalendern (z.B. Google Kalender) verbunden werden
- Kann keine automatisierte Erinnerungsmail kurz vor dem Termin schicken
- Farbliche Anpassung an deine Corporate Colors ist nicht möglich
Tutorial auf YouTube (englisch): https://www.youtube.com/watch?v=QkG3bC73SQo
Fakten zu Appointment Hour Booking
- Du kannst Termine für verschiedene Serviceleistungen anlegen
- Du kannst einen sehr flexiblen Zeitplan erstellen
- E-Mail Benachrichtigungen:
• Sendet E-Mail Benachrichtigungen an den Kunden, wenn er einen Termin bucht oder aktualisiert
• Sendet E-Mail Benachrichtigungen an Admins
• Inhalt und Betreff der E-Mails können angepasst werden
Gründe, die für Appointment Hour Booking sprechen
- Relativ einfache Bedienung
- Ansprechendes Design (zwei zur Auswahl)
- Alle Termine können in einem übersichtlichem Kalender im Backend deiner Webseite gemanagt werden
- Du brauchst keinen Service von Drittanbietern
Nachteile
- Kann nicht mit anderen Kalendern (z.B. Google Kalender) verbunden werden
- Kann keine automatisierte Erinnerungsmail kurz vor dem Termin schicken
- Anpassung an deine Corporate Colors ist nur bedingt über Programmiercode möglich
Tutorial bei YouTube: https://www.youtube.com/watch?v=A_wPSpEQDVc
Fazit
Möchtest du auf deiner WordPress Webseite einen Terminplaner einbauen, damit Interessenten einfach und problemlos einen Termin für ein Erstgespräch mit dir buchen, dann gibt es Alternativen zu Calendly und YouCanBookme.
Easy Appointments und Appointment Hour Booking zeigen, dass man die Hürden, die die EU Richtlinen aufbauen, relativ einfach und elegant überwinden kann. Wenn es dich nicht stört, dass du die Tools nicht mit deinem Google Kalender verknüpfen kannst und du selbst daran denken musst, Erinnerungsmails kurz vor dem Termin rauszuschicken, arbeiten beide Tools nach meiner Erfahrung einfach und zuverlässig.
Für deinen Kunden sind sie einfach zu bedienen und geben ihm eine bequeme Möglichkeit, mit dir in Kontakt zu treten, ohne lange Anfragen tippen zu müssen.
Easy Appointments eignet sich für komplexe Terminplanung, das mehrere Orte, Leistungen und Mitarbeiter verwalten kann. Ideal, wenn du ein größeres Business hast.
Appointment Hour Booking ist vor allem geeignet für Einzelunternehmer ohne komplexen Betriebsaufbau, wie beispielsweise Coaches und Berater, die den Kunden einfache Kontaktmöglichkeiten schaffen wollen.
Meiner Meinung nach sind die beiden hier vorgestellten Terminplaner vollkommen ausreichend.
2 Antworten
hallo, leider kann man einen termin aber nicht stornieren. wenn ein kunde absagt, und ich dentermin lösche, wird er im buchungskalender nicht wieder aktiviert!
Hallo Susanna,
du darfst den Termin nicht löschen. Ich weiß nicht, welchen Terminplaner du benutzt. Bei Appointment Hour Booking musst du unter „Reservierungs-Bestellungen“ auf den zu stornierenden Termin gehen und dort in dem Dropdown-Menü links von „Update Status“ die Option „Cancelled by Customer“ auswählen und dann „Update Status“ anklicken. Der Eintrag wird dann rot und der Termin steht im Kalender wieder zur Verfügung.
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